วันอังคารที่ 30 สิงหาคม พ.ศ. 2554

ระบบสาสนเทศ การวางแผนการบริหาร

ระบบสารสนเทศการวางแผนการบริหาร
                ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์  ซอฟท์แวร์  ระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ  พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา  ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด  รวบรวม จัดเก็บข้อมูล  ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ  การวางแผน  การบริหาร การควบคุม  การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)

            ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม  ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร  ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input)  การประมวลผล (Processing)  และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output)  ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ (Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า  ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001) 
แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ มักจะหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม
           
            ระบบสารสนเทศ  หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และประมวลผลเป็นสารสนเทศ และระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล  (CIS 105 -- Survey of Computer Information Systems, n.d.)
             ระบบสารสนเทศ  หมายถึง ชุดของกระบวนการ บุคคล และเครื่องมือ ที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ  (FAO Corporate Document Repository, 1998)  ระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นระบบมือหรือระบบอัตโนมัติ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย คน เครื่องจักรกล(machine)  และวิธีการในการเก็บข้อมูล   ประมวลผลข้อมูล  และเผยแพร่ข้อมูล ให้อยู่ในลักษณะของสารสนเทศของผู้ใช้ (Information system, 2005)

สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง 

Laudon & Laudon (2001)  ยังอธิบายว่าในมิติทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ช่วยแก้ปัญหาการจัดการขององค์กร ซึ่งถูกท้าทายจากสิ่งแวดล้อม  ดังนั้นการใช้ระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นที่จะต้องเข้าใจองค์กร(Organzations)   การจัดการ (management)  และเทคโนโลยี (Technology)

ประเภทของระบบสารสนเทศ

             ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น  และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ  กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน  ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป 
(สุชาดา กีระนันทน์, 2541) 

ถ้าพิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร   จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 4 ประเภท  ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)

1.     ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level systems)   ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร เช่นใบเสร็จรับเงิน  รายการขาย  การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น  วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น

2.     ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level systems)  ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล   วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้ และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร

3.      ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management - level systems)  เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ   การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร

4.     ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level system)   เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว  หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี เช่นในอีก
                 5 ปีข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด


ความหมายของข้อมูล สารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อมูลดิบ หรือข้อเท็จจริงต่างๆ ที่ใช้ในชีวิตประจำวัน อาจเป็นข้อมูลที่แทนด้วยสัญลักษณ์ต่างๆ ที่แทนปริมาณหรือการกระทำต่างๆ ซึ่งยังไม่ผ่านการกลั่นกรองหรือประมวลผล อาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ ภาพ และเสียง เป็นต้น คุณสมบัติของข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องเชื่อถือได้ ทันต่อความต้องการใช้งาน ตรงตามความต้องการใช้งาน มีปริมาณกะทัดรัด และสามารถตรวจสอบแหล่งที่มาได้
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ผ่านการกลั่นกรองหรือประมวลผลแล้ว เป็นความรู้ที่สามารถนำไปใช้เป็นประโยชน์ตามความต้องการได้
 การประมวลผลข้อมูล ( Data Processing )
สามารถจำแนกวิธีการประมวลผลตามลักษณะเครื่องมือที่ใช้ ได้ 3 วิธี คือ 
1.       การประมวลผลด้วยมือ ( Manual Data Processing ) เป็นวิธีดั้งเดิม วิธีการประมวลผลไม่ซับซ้อน เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณไม่มาก และไม่เร่งด่วน มีการนำอุปกรณ์ธรรมดามาช่วย เช่น การใช้ลูกคิด กระดาษ ปากกา
2.       การประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล ( Mechanical Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลที่อาศัยเครื่องจักรกลมาทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำหรับการประมวลผลด้วยมือ เช่น เครื่องทำบัญชี
3.       การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Processing ) เป็นวิธีการที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ซึ่งนำคอมพิวเตอร์มาใช้ประมวลผล เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมาก ต้องการความรวดเร็ว ถูกต้อง
·        งานที่มีปริมาณมาก
·        งานที่ต้องการความรวดเร็ว
·        งานที่ต้องการความถูกต้อง
·        งานที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล
·        งานที่มีความซับซ้อนในการคำนวณ
·        งานที่มีขั้นตอนและรูปแบบการทำงานซ้ำๆ
 สำหรับการประมวลผลด้วยเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ ยังสามารถแบ่งได้เป็น 2 วิธี คือ
การประมวลผลแบบแบทซ์ ( Batch Processing )
เป็นวิธีที่ต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนด ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผล วิธีนี้จะไม่มีการโต้ตอบกัน (Interactive) ระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์ จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออฟไลน์ (off-line) เช่น ระบบการคิดดอกเบี้ยทบต้นทุก 3 เดือน หมายถึง หากยังไม่ถึงกำหนด 3 เดือน จะไม่มีการคิดดอกเบี้ยให้ 
ข้อดี
 • เหมาะสำหรับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ มีปริมาณงานมาก แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทันที
ง่ายต่อการตรวจสอบ ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
ข้อเสีย
ข้อมูลที่ได้ไม่ทันสมัย เนื่องจากมีกำหนดระยะเวลาในการประมวลผล
เสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล
การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ ( Interactive Processing )
เป็นวิธีที่ไม่ต้องรอเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อคอมพิวเตอร์ระบข้อมูลเข้าสู่ระบบก็จะทำการประมวลผลและให้ผลลัพท์ได้ทันที วิธีนี้ผู้ใช้และคอมพิวเตอร์จะมีการโต้ตอบกัน จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออนไลน์ (on-line) เช่น การถอนเงินจากเครื่องถอนเงินอัตโนมัติ (ATM) เมื่อมีการถอนเงิน ยอดเงินในบัญชีจะมีการเปลี่ยนแปลงทันที
                ข้อดี                       • สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นำเข้าไปได้ทันที
                 • ข้อมูลที่ได้ทันสมัย
                ข้อเสีย                 มีโอกาสที่เกิดความผิดพลาดได้
                 • การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้ยาก
                เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology - IT) หมายถึง เทคโนโลยีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล และการเผยแพร่สารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ซึ่งประกอบด้วยเทคดนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีโทรคมนาคม
 ระบบสารสนเทศ หมายถึง การไหลของข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างเป็นขั้นตอน ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล และการนำเสนอสารสนเทศ
กิจกรรมของระบบสารสนเทศพื้นฐานมี 3 ชนิด คือ Input , Process และ Output การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาทางด้าน Input โดยผ่านการประมวลผลหรือการกลั่นกรองให้เป็นสารสนเทศที่ออกมาทาง Output ผลลัพธ์ที่ได้จาก Output จะย้อนกลับไปยัง Input เพื่อให้มีการประเมินผลการทำงานต่อไป
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ ได้แก่ องค์กร, เทคโนโลยี และ ข้อมูลหรือสารสนเทศ
ความจำเป็นของระบบสารสนเทศ
ข้อมูล ข่าวสารเป็นหัวใจหลักของการดำเนินงานในทุกๆ องค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรที่ดำเนินธุรกิจ การศึกษา หรือบริหารประชาชน ซึ่งบุคลากรของแต่ละองค์กรก็มีความต้องการใช้สารสนเทศที่แตกต่างกัน ได้แก่
          ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) เช่น ปลัดกระทรวง อธิบดี ประธานบริษัท มีหน้าที่กำหนดทิศทาง วิสัยทัศน์ นโยบายขององค์กร รวมทั้งการวางแผนในระยะยาว มักมีความต้องการสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์กรโดยสรุปของสภาพในอดีต ปัจจุบัน ตลอดจนแนวโน้มในอนาคต
ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) เช่น ผู้อำนวยการ อธิการบดี มีหน้าที่รับนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงมาวางแผนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ มักมีความต้องการสารสนเทศที่ค่อนข้างละเอียดของสภาพในอดีต ปัจจุบัน และแนวโน้มในอนาคต
ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operation Manager) เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ มีหน้าที่ดูแลควบคุมด้านการปฏิบัติงาน มักมีความต้องการสารสนเทศเฉพาะด้านที่ทำงานอยู่ในปัจจุบัน
                การใช้สารสนเทศของผู้บริหารในระดับต่างๆ ก็เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ ซึ่งสามารถแบ่งประเภทของการตัดสินใจออกได้ 3 ประเภท คือ
1.       การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structure Decision) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับงานที่ทำเป็นประจำ (Routine) มักมีหลักเกณฑ์และขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาที่กำหนดขึ้นอย่างชัดเจน
2.       การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Decision) เป็นการตัดสินใจกับงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำ ไม่สามารถคาดการณ์ได้ล่วงหน้า ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับปัจจัยภายนอกองค์กร
3.       การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-structured Decision) เป็นการตัดสินใจที่อยู่ระหว่างการดัดสินใจแบบที่ 1 และแบบที่ 2

 ระดับผู้บริหารในองค์กร ( Manager Level ) แบ่งได้ 3 ระดับ ดังนี้
1.       ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) ดูแลกำหนดทิศทางขององค์กร ด้านวิสัยทัศน์ นโยบาย เป็นการวางแผนในระยะยาว จะใช้การตัดสินใจในระดับกลยุทธ์ (Strategic planning ) 
2.       ผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manager ) รับนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงมาวางแผน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ จะใช้การตัดสินใจในระดับยุทธวิธี (Practical planning ) 
3.       ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Manager) รับผิดชอบดูแลควบคุมด้านการปฏิบัติงานรายวัน โดยรับแผนปฏิบัติมาจากผู้บริหารระดับกลาง จะใช้การตัดสินใจระดับปฏิบัติการ (Operational planning ) 
* บทบาทการตัดสินใจของผู้บริหารเป็นจุดสำคัญสำหรับองค์กร ดังนั้นผู้บริหารจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและตัดสินใจสำหรับปัญหารูปแบบต่าง ๆ เครื่องมือนั้นคือ "สารสนเทศที่ถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็ว"  
 ประเภทของระบบสารสนเทศ
1.       ระบบประมวลผลรายการ ( Transaction Processing System : TPS )  
2.       ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS) 
3.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( Management Information System : MIS ) 
4.       ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System : DSS )
5.       ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร ( Executive Support System : ESS )
6.       ระบบผู้เชี่ยวชาญและปัญญาประดิษฐ์ ( Expert System and Artificial Intelligence : ES & AI)
 ระบบประมวลผลรายการ ( Transaction Processing System : TPS ) 
ช่วยให้ผู้บริหารทำการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน ซึ่งหมายถึง การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร โดยจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เปื่อเครื่องมือช่วยในการประมวลผลเพื่อความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน เช่น การคำนวณ การจัดหมวดหมู่ การเรียงลำดับข้อมูล การจัดเก็บและการค้นคืนข้อมูล เป็นต้น
 ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS) 
เป็นระบบที่ออกแบบขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบสำนักงานอัตโนมัติประกอบด้วย
·        ระบบจัดการเอกสาร
·        ระบบจัดการด้านข่าวสาร
·        ระบบประชุมทางไกล
·        ระบบสนับสนุนสำนักงาน
 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( Management Information System : MIS ) 
เป็นระบบที่สนับสนุนให้การทำงานสำนักงานของผู้บริหารทั้ง 3 ระดับ โดยเน้นการเตรียมรายงานสรุปให้กับผู้บริหารระดับต่างๆ สารสนเทศที่ได้รับมักมาจากระบบ TPS นำมาสรุปให้อยู่ในรูปของรายงาน กราฟ ในรูปแบบที่ง่ายต่อการวิเคราะห์ พิจารณา เพื่อให้ผู้บริหารใช้วางแผนและกำหนดนโยบายต่อไป เช่น การรายงานยอดขาย รายงานสินค้าคงคลัง เป็นต้น

ลักษณะของระบบ MIS ที่ดี

·        สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
·        ใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์การ
·        ช่วยให้ผู้บริการระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามต้องการ
·        มีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
·        ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูลและจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System : DSS )
                เป็นระบบที่พัฒนามาจากระบบ MIS เนื่องจากในบางกรณีองค์ประกอบในการตัดสินใจมีความซับซ้อนมากเกินกว่าความสามารถในการประมวลผลของมนุษย์ ที่จะประมวลผลได้อย่างถูกต้องจึงทำให้เกิดระบบ DSS ซึ่งเป็นระบบที่สามารถกำหนดทางเลือกให้ผู้บริหาร หรืออาจมีการจัดลำดับทางเลือกให้กับผู้บริหาร ระบบ DSS เป็นระบบที่สามารถโต้ตอบได้ นอกจากนี้ยังมีโมเดลในการวางแผนตัดสินใจและการทำนาย ข้อมูลที่ใช้มักได้มาจากระบบ TPS, MIS และข้อมูลภายนอกองค์กร
 ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง ( Executive Support System : ESS )
เป็นระบบ DSS ที่ออกแบบให้ใช้เฉพาะกับผู้บริหารระดับสูง เป็นระบบที่เข้ามาช่วยให้ข้อมูล ข่าวสาร การนำเสนอสารสนเทศ ระบบสามารถโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้กับระบบ ทำให้ใช้งานได้สะดวก ข้อมูลที่ใช้มาทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร นำมาสรุปให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถตรวจสอบได้
 ระบบผู้เชี่ยวชาญและปัญญาประดิษฐ์ ( Expert System and Artificial Intelligence : ES & AI) 
เป็นระบบที่รวบรวมความรู้ในสาขาต่างๆ ของผู้เชี่ยวชาญไว้ในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เพื่อจุดมุ่งหมายในการวิเคราะห์หาเหตุผลของผู้เชี่ยวชาญ เช่น ระบบินิจฉัยโรคด้วยคอมพิวเตอร์

การประยุกต์ใช้งาน AI มี 4 ระบบ คือ

1.       ระบบผู้เชี่ยวชาญ เป็นการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้มีความสามารถในการให้เหตุผล การให้คำแนะนำแก่ผู้ที่ต้องตัดสินใจ
2.       ภาษาธรรมชาติ เป็นการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้สามารถเข้าใจภาษามนุษย์ เป็นการประยุกต์ศาสตร์คอมพิวเตอร์ และภาษาศาสตร์เข้าด้วยกัน โดยหาวิธีให้คอมพิวเตอร์เข้าใจความหมายของประโยค หรือคำต่างๆ
3.       ความสามารถในการจำลองประสาทสัมผัสของมนุษย์ เป็นการพัฒนาให้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่มีความสามารถเกี่ยวกับพฤติกรรมของมนุษย์ เช่น การพูด การมองเห็น การได้ยิน การสัมผัส เป็นต้น
4.       ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์ เป็นการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาทำงานร่วมกับหุ่นยนต์เพื่อมาทำงานแทนมนุษย์
 การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในทางธุรกิจ
การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Commerce)
พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ คือ การทำธุรกิจผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยอาศัยบริการ EDI และ E-mail ซึ่งเป็นบริการที่อาศัยระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ข้อดีของการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้บริโภค ได้แก่ การซื้อสินค้าได้โดยไม่ต้องเบียดเสียดกับผู้คนต่างๆ สามารถซื้อสินค้าได้ตลอดเวลาที่ต้องการ และสามารถซื้อสินค้าได้ทุกทีไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรือที่ทำงาน 
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์( Electronic Data Interchange : EDI) 
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ คือ การสื่อสารข้อมูลในรูปแบบมาตรฐานหรือรูปแบบที่ได้รับการยอมรับจากกลุ่มผู้แลกเปลี่ยนข้อมูล เพื่อนำไปดำเนินการทางธุรกิจ โดยส่งผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ ดาวเทียม เป็นต้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างมากในการทำการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ เพราะช่วยลดค่าใช้จ่าย ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง รวดเร็ว และช่วยลดงานด้านเอกสาร 

ระบบERP ระบบSAP
ระบบERP ระบบSAP

ประวัติความเป็นมาของแนวคิด ERP
[Image]


แนวคิด ERP เริ่มในยุคปี ค.ศ. 1990 ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา จุดกำเนิดเริ่มแรกของ ERP มาจากแนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม (Material Requirement Resource Planning / Manufacturing Resource Planning, MRP System) ของอุตสาหกรรมการผลิตในอเมริกา โดยคำว่า ERP และแนวคิดของ ERP นั้นก็พัฒนามาจาก MRP นั่นเอง ในที่นี้จะทำการอธิบาย ความเป็นมาของ MRP โดยย่อว่ามีความเป็นมาอย่างไร และทำไมจึงพัฒนามาเป็น ERP ได้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถเข้าใจความหมายของ ERP ได้ดียิ่งขึ้น และตัวแนวคิด ERP เองก็ยังมีวิวัฒนาการอยู่ จาก ERP ก็จะเป็น Extended ERP และจะพัฒนาไปเป็น Next Generation ERP ต่อไปในอนาคต

พัฒนาการจาก MRP สู่ ERP
กำเนิดของ MRP แนวคิดMRPเกิดขึ้นครั้งแรกที่อเมริกาในยุคต้นของ ทศวรรษ 1960 ในช่วงแรก MRP ย่อมาจาก Material Requirement Planning (การวางแผนความต้องการวัสดุ) เป็นวิธีการในการหาชนิดและจำนวนวัสดุที่ต้องใช้ในการผลิตตามตารางเวลาและจำนวนสินค้าที่ได้วางแผนโดย MPS (Master Production Schedule) วิธี MRP เป็นเทคนิคในการจัดการ ที่สามารถหารายการวัสดุที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้าสำเร็จรูป ตามแผนการผลิตหลักที่ได้วางไว้ โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย สามารถสร้างใบรายการวัสดุ (bill of material)ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถบอกชนิดของวัสดุ จำนวนที่ต้องการ และเวลาที่ต้องการได้อย่างแม่นยำ แต่วิธี MRP นี้ไม่มีความสามารถในการตรวจสอบหาข้อแตกต่างระหว่างแผนการผลิตกับสภาพการผลิตจริงที่ shop floor เนื่องจากไม่มีฟังก์ชั่นเกี่ยวกับการป้อนกลับข้อมูลกลับมาปรับแผนใหม่ อย่างไรก็ตาม วิธี MRP ก็ยังดีกว่าวิธีการควบคุมสินค้าคงคลังแบบเดิม ช่วยให้สามารถลดจำนวนวัสดุคงคลัง และยกประสิทธิภาพการวางแผนการผลิตและการสั่งซื้อวัตถุดิบได้เป็นอย่างดีClosed Loop MRP ย่างเข้ายุคปี ค.ศ. 1970 MRP ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถในการป้อนกลับข้อมูลการผลิตจริงใน shop floor นอกจากนั้นยังเพิ่มแนวคิดเรื่อง การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต (Capacity Requirement Planning) ระบบ MRP ที่ได้วิวัฒนาการโดยรวมเอาความสามารถรับ feed back จากฝ่ายการผลิต และ CRP เข้าไปนี้ ต่อมาถูกเรียกว่า MRP แบบวงปิด (Closed Loop MRP) ในขั้นตอนนี้ของวิวัฒนาการเราจะเห็นว่ามีการรวมเอางานการวางแผนการผลิต และการบริหารการผลิตเข้าเชื่อมโยงกัน จากที่ก่อนหน้านั้นทำงานแยกกัน Closed Loop MRP นี้ประสบความสำเร็จอย่างมากในอุตสาหกรรมการผลิตในปัจจุบัน MRP ที่ใช้ในทุกธูรกิจการผลิตก็คือ Closed Loop MRP นี้เองการพัฒนาไปสู่ MRP II จากความสำเร็จของ Closed Loop MRP ก็เกิดการพัฒนาต่อยอดขึ้นเป็น MRP II ในยุคปี ค.ศ. 1980 (โดย MRP ใหม่นี้ย่อมาจาก Manufacturing Resource Planning) ซึ่งได้รวมการวางแผนและบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกำลังการผลิต และวัตถุดิบการผลิต เข้าไปในระบบด้วย MRP II ได้วิวัฒนาการถึงขั้นที่รวมหน้าที่ต่างๆ ซึ่งประกอบด้วย การวางแผนงบการจัดซื้อวัตถุดิบ การวางแผนต้นทุนสินค้าคงคลังของระบบบริหารสินค้าคงคลัง การวางแผนกำลังคนที่สัมพันธ์กับกำลังการผลิต ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนการผลิต เข้าอยู่ในระบบ MRP II ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เป็นระบบที่สามารถส่งข้อมูลทุกชนิด ที่ระบบบัญชีต้องการให้แก่ระบบบัญชีได้ นั่นคือ MRP II เป็นระบบที่รวมเอา Closed loop MRP , ระบบบัญชี และระบบซิมูเลชั่น เข้าด้วยกัน เป็นการขยายขอบเขตของสิ่งที่สามารถวางแผนและบริหารให้กว้างขวางออกไปยิ่งขึ้นกว่าเดิม โดยการใช้ระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานต่างๆ คือ การขาย บัญชี บุคคล การผลิต และสินค้าคงคลัง เข้าด้วยกัน ได้อย่างบูรณาการ ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เริ่มถูกเรียกว่า BRP (=Business Resource Planning) และเริ่มเป็นแนวคิดหลักของระบบ CIM (=Computer Integrated Manufacturing)
จาก MRP II ไปเป็น ERP MRP II เป็นแนวคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต ERP ได้ขยายแนวคิดของ MRP II ให้สามารถใช้ได้ทั้งองค์กรของธุรกิจที่หลากหลาย โดยการรวมระบบงานหลักทุกอย่างในองค์กรเข้ามาเป็นระบบเดียวกัน นั่นคือ ERP เกิดขึ้นจากความต้องการที่จะสามารถตัดสินใจในด้านธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ และแบบเรียลไทม์ โดยอาศัยข้อมูลทุกชนิดจากทุกระบบงานในองค์กรที่ระบบนำมาบันทึกเก็บไว้ในฐานข้อมูลรวมเดียวกันการพัฒนาต่อจาก ERP แนวคิด ERP เกิดจากการขยาย MRP II ซึ่งเป็นระบบที่ optimize ในส่วนการผลิต ให้เป็นระบบที่ optimize ทั้งบริษัท ในปัจจุบันมีการพัฒนา E-Business อย่างรวดเร็ว และทำให้ขอบเขตของการ optimize ต้องมองให้กว้างมากขึ้นไปกว่าเดิมเป็น global optimize นั่นหมายความว่า ERP ก็จะมีวิวัฒนาการต่อไปอีก

SAP คือ โปรแกรมที่ช่วยจัดการสายงานทุกสายงานของธุรกิจให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ อย่างรวดเร็ว และได้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ

สามารถนำไปใช้ประกอบการดำเนินกิจกรรมของธุรกิจได้ และผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลสถานะของบริษัทได้

ใน SAP เองมี Modules หลายๆ Modules ที่มีหน้าที่ทำงานแตกต่างกัน แต่สอดประสานกัน

ในแต่ละ Modules จะส่งข้อมูลที่เกี่ยวเนื่องกัน ถึงกัน โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนในแต่ละ Modules และ

มีการพัฒนาขึ้นมาในลักษณะของ Based on Best Practice in Industry

กล่าวโดยสรุป SAP (System Application products) เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจประเภท ERP (Enterprise Resource Planning)

ของประเทศเยอรมันที่ใช้ควบคุมดูแลทุกสายงานของบริษัท

Application Module หลักๆในระบบ SAP

* FI Financial Accounting หรือโมดูลทางด้านบัญชีการเงิน
* CO Controlling หรือโมดูลทางด้านบัญชีจัดการหรือบัญชีบริหาร
* AM Fixed Assets Management หรือโมดูลทางด้านการจัดกาสินทรัพย์ถาวร
* SD Sale & Distributions หรือโมดูลทางด้านขายและการกระจายสินค้า
* MM Material Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการวัตถุดิบ
* PP Production Planning หรือโมดูลทางด้านการวางแผนการผลิต
* QM Quality Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการด้านคุณภาพ
* PM Plant Maintenance หรือโมดูลทางด้านการซ่อมบำรุงโรงงาน
* HR Human Resource หรือโมดูลทางด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล
* TR Treasury หรือโมดูลทางด้านการบริหารการเงิน
* WF Workflow หรือโมดูลทางด้าน Flow ของกระบวนการทำงาน
* IS Industry Solutions คือส่วนระบบงานธุรกิจเฉพาะ โดยที่ไม่ใช่โมดูลมาตร
* Project Systems - PS
* System Management - BASIS
* Advanced Business Application Programming - ABAP
* Business Information Warehousing - BIW
* Customer Relationship Management - CRM
* Advanced Planner Optimizer - APO
* Product Lifecycle Management - PLM





เพิ่มเติม : ปัจจุบันโปรแกรม ERP ที่มีผู้ใช้กันแบ่งได้ตามขนาดขององค์กรคือ องค์กรขนาดใหญ่ จะใช้โปรแกรม SAP, Oracle Application

องค์กรระดับกลาง จะใช้โปรแกรม Navision, PeopleSoft, MySAP โปรแกรม ERP ภายในประเทศ

และองค์กระดับเล็ก จะใช้โปรแกรม JDE หรือโปรแกรม ERP ภายในประเทศ

การที่แต่ละองค์กรจะเลือกใช้โปรแกรม ERP ไหนนั้นควรจะคำนึงถึงในเรื่องของความเหมาะสมของโปรแกรมว่ารองรับกับการทำงานได้มากน้อยขนาดไหน

องค์กรจะต้องปรับตัวเข้ากับการทำงานของโปรแกรมหรือไม่ และองค์กรสามารถจ่ายค่าโปรแกรมและค่าที่ปรึกษาได้หรือไม่SAP คืออะไรนี้ ถ้าจะตอบในเชิงวิชาการจริงๆคงต้องยกแม่น้ำทั้งเจ็ดสายมาอ้างอิงกันล่ะครับ SAP R/3 นั้น เป็น Software ทางด้าน Enterprise Resource Planning หรือเรียกสั้นๆว่า ERP ชั้นนำตัวหนึ่งในตลาดของ Software ทางด้าน ERP เราอาจจะเคยได้ยินชื่อของ Software เหล่านี้ เช่น BaaN, PeopleSoft,JD Edwards หรือ ORACLE Financial Application ซึ่ง Software ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ก็ล้วนแต่เป็น Software ที่เป็น ERP ทั้งสิ้น แล้ว ERP นั้น จริงๆแล้วมันคืออะไรกันล่ะ หลักการคร่าวๆของเรื่อง ERP นั้น ก็คือ Software ที่มีการ Integrate ในส่วนของฟังก์ชันงานทั้งหมดในองค์กร หรือมีการเชื่อมโยงในส่วนของ Module ทั้งหมดเข้าด้วยกัน โดยมีการทำงานในลักษณะของ Real Time และ ERP นั้น จะถูกสร้างขึ้นมาในลักษณะของ Based on Best Practice in Industry ก็คือมีการกำหนดในส่วนของ Business Process ที่มีการทดสอบและสำรวจมาแล้วว่าเป็น Best Practice ในอุตสาหกรรมนั้นๆ ไว้ในตัวของ ERP ดังนั้นเราจะเห็นได้ว่า มีหลายธุรกิจที่มีการ Implement ในส่วนของ ERP ก็เพื่อผลในการทำ Business Reengineering เพราะต้องการปรับเปลี่ยน Business Process ขององค์กรให้เป็นไปตาม Business Process ที่เป็น Best Practice ในอุตสาหกรรม ทีนี้เมื่อพูดถึงเรื่อง ERP แล้ว ถ้าจะไม่เล่าประวัติคร่าวๆของมัน ก็ดูจะไม่สมบูรณ์สักเท่าไรนะครับ ลองมาดูประวัติคร่าวๆของ ERP กัน
ก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรม ประมาณช่วงทศวรรษ 1960ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning(MRP) ก็คือเราจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบหรือ Material ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น จึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่องจักร(Machine)และส่วนของเรื่องการเงิน(Money) นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning(MRP II) จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้ ดังที่มีผู้เชี่ยวชาญหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า ระบบ MRP นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการทางด้าน Material ส่วนระบบ MRP II นั้น จะเข้ามาช่วยในการจัดการใน M อีกสองตัวนอกเหนือจาก Material ก็คือ Machine และ Money และมีระบบ MRP II ที่ชื่อ TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์ ถ้าดูจากหน้าจอ Main Menu จะพบว่า มีเมนูหลักของ Module อยู่ 3 Modules หลักๆด้วยกันคือ Financial Accounting, Distribution และ Manufacturing และใน Module ของ Manufacturing จะมีส่วนของ MRP รวมอยู่ด้วย จะเห็นได้ว่า ในการนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆนั้น จะยังไม่สามารถที่จะ Support การทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ พอจะนึกออกมั้ยครับว่ายังขาดส่วนของระบบงานใด คำตอบก็คือระบบการจัดการทางด้านทรัพยากรบุคคลนั่นเองครับ นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า ERP นั่นเอง ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร(Enterprise Wide) หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material, Machine, Money และ Manpower นั่นเอง ดังนั้นถ้าเราเข้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ ERP เราจะพบว่ามีเมนูของทั้ง MRP และ MRP II รวมอยู่ด้วย เพราะ ERP มีต้นกำเนิดมาจากระบบ MRP และ MRP II นั่นเอง สำหรับ SAP R/3 นั้น ก็คือ ERP ชั้นนำตัวหนึ่งในอุตสาหกรรม Software นั่นเอง โดย SAP R/3 จะเป็น Software Package ที่ได้เตรียมในส่วนของ Configuration หรือ Customizing ให้สำหรับกำหนดค่าข้อมูลเหล่านี้ ให้เข้ากับธุรกิจหรือองค์กรนั้นๆ สำหรับประวัติคร่าวๆของระบบ SAP จะมีดังนี้q ในปี 1972 พนักงานของ IBM จำนวน 5 คนที่ทำหน้าที่เป็น System Analyst ได้ลาออกมาตั้งบริษัทที่ชื่อ Systemanalyse and Programmentwicklung(System Analysis and Program Development) ที่เมือง Mannheim ประเทศเยอรมัน โดยมีการสร้างระบบงานทางด้าน Financial Accounting ที่เป็นลักษณะ Real-time และ Integrate Software q ในปีต่อๆมา SAP ได้มีการพัฒนาระบบงานเพิ่มทางด้าน Material Management, Purchasing, Inventory Management และ Invoice Verification q ในปี 1997 ได้เปลี่ยนมาใช้ชื่อบริษัทเป็นชื่อ Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung(Systems, Applications, Products in Data Processing) และได้ย้ายสำนักงานใหญ่ไปที่เมือง Walldorfq จากนั้น SAP ก็ได้พัฒนาระบบงานเพิ่มขึ้นเช่น Assets Accounting เป็นต้นq ในปี 1978 SAP ได้นำเสนอระบบงานที่เป็น Enterprisewide Solution ที่ชื่อว่า SAP R/2 ซึ่งทำงานอยู่บนระบบ Mainframe พร้อมกับทำการเพิ่มระบบงานทางด้าน Cost Accountingq ในปี 1992 SAP ได้นำเสนอระบบที่ทำงานภายใต้ Environment ที่เป็น 3 Tier Client/Server บนระบบ UNIX ที่ชื่อว่า SAP R/3(อย่าแปลกใจนะครับว่าทำไม Password ของผู้ใช้ระบบที่ชื่อ SAP* ที่เป็น Administrator ของระบบ SAP R/3 จะมีค่าเป็น 06071992)ทั้งหมดที่กล่าวมานั้นจะเป็นประวิติคร่าวๆของ SAP R/3 นะครับ โดยที่ SAP R/3 นั้น จะประกอบไปด้วย Module ทั้งหมดดังรูป